28 juli 2021 Het vennootschapsleven wordt weer wat digitaler
Op 15 juli 2021 werd in het Belgisch Staatsblad de Wet Digitalisering Vennootschapsrecht gepubliceerd (voluit: Wet van 12 juli 2021 tot wijziging van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en houdende diverse bepalingen ingevolge de omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1151 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 tot wijziging van Richtlijn (EU) 2017/1132 met betrekking tot het gebruik van digitale instrumenten en processen in het kader van het vennootschapsrecht).
Zoals de naam aangeeft heeft deze wet tot doel om de Europese Richtlijn (EU) 2019/1151 om te zetten naar Belgisch recht. Bij de invoering van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV) waren al enkele verplichtingen van deze Richtlijn opgenomen en nu voorziet de wetgever dus in de volledige omzetting ervan. De Wet Digitalisering Vennootschapsrecht treedt in werking op 1 augustus 2021.
Hieronder vatten we de belangrijkste krachtlijnen van deze nieuwe wet even samen:
1. Mogelijkheid om rechtspersonen online op te richten
Voor de oprichting van een rechtspersoon bij authentieke akte (wat o.a. verplicht is bij de bv en de nv) dienen de oprichters vandaag fysiek (zelf of via een lasthebber) te verschijnen bij de notaris om hun handtekening te plaatsen onder de oprichtingsakte. Dit verplicht fysiek bezoek en de bijkomende verplaatsingskosten ontmoedigt investeerders om een nieuwe rechtspersoon op te richten. De Europese wetgever besliste daarom om te voorzien in een online alternatief om (buitenlandse) start-ups aan te trekken.
De Wet Digitalisering Vennootschapsrecht biedt notarissen daarom de mogelijkheid om authentieke oprichtingsakten van rechtspersonen in gedematerialiseerde vorm te verlijden. Voor zover de oprichting niet gepaard gaat met een inbreng in natura, zullen deze akten op afstand kunnen worden verleden. De oprichting van rechtspersonen met een authentieke akte zal dus volledig online kunnen gebeuren via een elektronisch platform dat hiervoor ter beschikking wordt gesteld, en dat wordt beheerd door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat.
De ondertekening van de oprichtingsakte in gedematerialiseerde vorm gebeurt via een elektronische handtekening.
De fysieke verschijning van de partijen bij de notaris zal dus in principe niet langer vereist zijn behalve:
- indien er redenen zijn om te vermoeden dat er identiteitsfraude wordt gepleegd;
- indien dit noodzakelijk is om de naleving te controleren van de regels aangaande de handelingsbekwaamheid van de partij of aangaande haar bevoegdheid om de rechtspersoon voor wiens rekening zij optreedt te vertegenwoordigen.
Let wel: de online oprichting betekent niet dat er bij de authentieke akte geen notaris meer tussenkomt. De aanwezigheid van de notaris is nog steeds vereist. De wetgever acht zijn tussenkomst noodzakelijk om oprichters te helpen bij het kiezen van de meest geschikte rechtsvorm en het opstellen van de juiste statutaire bepalingen.
2. Invoering mandatendatabank
Een tweede belangrijke innovatie van de Wet Digitalisering Vennootschapsrecht heeft betrekking op de bevoegdheden om de rechtspersoon te vertegenwoordigen ten aanzien van derden. Deze informatie kan vandaag reeds worden geraadpleegd door nazicht van de statutaire bepalingen in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, maar dit vereist enig opzoekwerk.
De Wet Digitalisering Vennootschapsrecht voorziet daarom dat de statutaire delegaties van de bevoegdheid om de rechtspersoon te vertegenwoordigen ten aanzien van derden, hun wijziging en hun gedeeltelijke of gehele opheffing afzonderlijk moeten worden neergelegd en bewaard in de recent ingevoerde statutendatabank die door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat wordt beheerd (zie reeds onze nieuwsbrief van 03/06/2019 over de invoering van deze databank). De invoering van een dergelijke mandatendatabank vereenvoudigt aldus de mogelijkheid om na te gaan of iemand een bepaalde rechtspersoon kan vertegenwoordigen.
Deze verplichting om de statutaire bevoegdheidsdelegaties afzonderlijk neer te leggen geldt nog niet voor bestaande vennootschappen. Zij dienen dit pas te doen samen met de eerstvolgende neerlegging van een nieuwe gecoördineerde versie van de statuten. Merk op dat de statuten van vennootschappen sowieso voor 1 januari 2024 dienen te worden aangepast.
